Transformasi Administrasi Surat: Perancangan Konseptual Sistem Berbasis Odoo ERP pada Armbian Linux untuk Lingkungan Perkantoran
DOI:
https://doi.org/10.54065/artificial.1130Keywords:
Administrasi Surat, Digitalisasi, Odoo ERP, Armbian Linux, Sistem informasi, PerkantoranAbstract
Administrasi surat merupakan salah satu proses penting dalam pengelolaan dokumen perkantoran, terutama pada instansi pendidikan dan organisasi pemerintahan. Namun, praktik umum di banyak institusi masih bersifat manual, seperti pencatatan surat masuk pada buku tulis dan pencatatan surat keluar pada lembar Excel. Proses ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga menyulitkan pencarian arsip, rawan kesalahan input, serta tidak menyediakan riwayat dan tracking dokumen secara sistematis. Penelitian ini bertujuan untuk merancang konsep transformasi administrasi surat melalui pemanfaatan Odoo ERP yang berjalan pada platform Armbian Linux. Metode penelitian yang digunakan adalah Conceptual System Design (CSD) melalui tahapan identifikasi masalah, observasi proses manual, analisis kebutuhan, perancangan arsitektur, perancangan workflow surat masuk dan surat keluar, serta penyusunan blueprint sistem. Pendekatan CSD digunakan untuk menghasilkan rancangan infrastruktur digital yang efisien, ringan, serta memungkinkan dijalankan pada perangkat berbiaya rendah seperti Single Board Computer (SBC). Hasil penelitian berupa blueprint sistem administrasi surat masuk dan keluar yang mencakup arsitektur server, alur kerja digital, modul dokumen, serta mekanisme otomatisasi pencatatan. Studi ini menunjukkan bahwa rancangan sistem Odoo ERP pada Armbian Linux berpotensi meningkatkan keteraturan administrasi, mempercepat penelusuran arsip, dan menurunkan hambatan implementasi melalui kebutuhan infrastruktur yang relatif ringan, serta dapat menjadi dasar untuk penelitian lanjutan pada tahap implementasi dan evaluasi empiris.
References
Ardiansyah, M. F., Diansyah, T. M., & Liza, R. (2022). Penggunaan Set top box Bekas untuk Dimanfaatkan sebagai Cloud Server. Blend Sains Jurnal Teknik, 1(2), 88-96. https://doi.org/10.56211/blendsains.v1i2.115
Arummi, H. D., & Lydiani, S. (2024). Pemanfaatan Aplikasi E-Office Berbasis Web Untuk Pengelolaan Surat Masuk di Bagian Tata Usaha. Jurnal Serasi, 22(1), 58-68. https://doi.org/10.36080/js.v22i1.3623
Choliq, A. (2025). Analisis Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) Pada Sistem Proses Bisnis Distribusi Kusen Menggunakan Perangkat Lunak Odoo. Elkom: Jurnal Elektronika dan Komputer, 18(1), 48-59. https://doi.org/10.51903/w46hm694
Devi, A. C., Salamah, A. M., & Khoirani, E. (2025). Peran Teknologi Digital dalam Manajemen Administrasi Guru di SDN Panglegur 2 Pamekasan. PeTeKa, 8(2), 728-740. http://doi.org/10.31604/ptk
Faradisa, A., & Agustin, S. (2025). Sistem Pengarsipan Dan Monitoring Surat Menyurat Di Dinas Pendidikan Gresik. Pixel: Jurnal Ilmiah Komputer Grafis, 18(2), 207-219. https://doi.org/10.51903/pixel.v18i2.3369
Fatmawati, T., Kramanandita, R., & Miza, R. (2022). Rancangan Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) pada Sistem Pengelolaan Sales Order PT Jaya Mandiri Indotech. Jurnal Teknologi Dan Manajemen, 20(1), 33-44. https://doi.org/10.52330/jtm.v20i1.49
Fitria, D. (2021). Inovasi pustakawan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang masa pandemi COVID-19: Membangun budaya baca masyarakat melalui pendekatan mesjid. Al-Ma'arif: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam, 1(1). https://doi.org/10.37108/almaarif.v1i1.491
Greysela, E. (2023). Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Pengarsipan Berbasis Web di Kantor Camat Towuti. Journal Artificial: Informatika Dan Sistem Informasi, 1(2), 108–117. https://doi.org/10.54065/artificial.540
Kartika, R. A., & Supriyono, S. (2025). Pengembangan Sistem Pengarsipan Surat Digital untuk Mendukung Pengelolaan Dokumen di KPU Kota Mojokerto. ILKOMNIKA, 7(1), 111-124. https://doi.org/10.28926/ilkomnika.v7i1.667
Kisma, H., & Yohanis. (2024). Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Sekretariat Daerah Kabupaten Solok Selatan. Simbol: Jurnal Ilmu Administrasi Negara, 3(1), 45-56. https://doi.org/10.55850/simbol.v3i1.99
Kristianto, S., & Astuti, R. W. (2025). Implementasi E-Office Pada Stasiun Klimatologi Jambi. Journal of Computer Science Cendikia (JCSC), 1(1), 1-10. https://journal.risetdigital.org/JCSC/article/view/9
Mansis, M. Z. I. (2024). Perancangan sistem informasi administrasi surat masuk dan keluar di Dinas Kominfo Serdang Bedagai. Jurnal Manajemen dan Pemerintahan, 13(2), 120-135. https://doi.org/10.33395/jmp.v13i2.14375
Musdalipa, M., Mustawinar, B. H., & Rusmala, R. (2025). Rancang Bangun Sistem Informasi Berbasis Website Pada Kantor Desa Seba-Seba Kabupaten Luwu. Journal Artificial: Informatika Dan Sistem Informasi, 3(1), 46–56. https://doi.org/10.54065/artificial.579
Nguyen, M. T. (2024). ODC: Odoo-based Documentation Management for Construction Projects: An Initialized Design. Available at SSRN 5076743. https://dx.doi.org/10.2139/ssrn.5076743
Ningtyas, V. (2025). Analisis pengelolaan arsip dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sijunjung dalam mewujudkan tertib administrasi kearsipan. Al-Ma'arif: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam, 5(2), 211-219. https://doi.org/10.37108/almaarif.v5i2.2607
Nuraziza, N. (2024). Rancang Bangun Sistem Informasi Desa Padang Kamburi Berbasis Website . Journal Artificial: Informatika Dan Sistem Informasi, 2(1), 64–79. https://doi.org/10.54065/artificial.547
Rohmah, F. I. N., & Rusdianto, R. Y. (2025). Optimalisasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Keluar Dalam Mendukung Proses Administrasi PT Rekaindo Global Jasa. J-CEKI: Jurnal Cendekia Ilmiah, 4(2), 1733-1738. https://doi.org/10.56799/jceki.v4i2.7269
Rohmawati, E., & Yulianingsih, E. (2025). Sistem Informasi E-Disposisi Surat Berbasis Web pada Kantor Camat Tungkal Jaya Kabupaten Musi Banyuasin. Jurnal Indonesia: Manajemen Informatika dan Komunikasi, 6(2), 985-997. https://doi.org/10.63447/jimik.v6i2.1372
Zahir, W., & Chotijah, U. (2025). Perancangan Aplikasi Pengarsipan Surat Cuti Karyawan Berbasis Web dengan Framework Bootstrap. Jurnal Teknologi Informasi Indonesia (JTII), 10(2), 87-97. https://doi.org/10.30869/jtii.v10i2.1546
Zulkurnain, D. R., & Eryanto, H. (2025). Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif Pada Lembaga Sosial XYZ. Musytari: Jurnal Manajemen, Akuntansi, dan Ekonomi, 22(10), 141-150. https://doi.org/10.2324/jy3q6085
Downloads
Published
How to Cite
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 Ryan Alghazali Pakkaja, Andi Wafda, Muhammad Ishak
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
License and Copyright Agreement
- Authors retain copyright and other proprietary rights related to the article.
- Authors retain the right and are permitted to use the substance of the article in their own future works, including lectures and books.
- Authors grant the journal the right of first publication with the work simultaneously licensed under Creative Commons Attribution License (CC BY 4.0) that allows others to share the work with an acknowledgment of the work's authorship and initial publication in this journal.
- Authors are able to enter into separate, additional contractual arrangements for the non-exclusive distribution of the journal's published version of the work (e.g., post it to an institutional repository or publish it in a book), with an acknowledgment of its initial publication in this journal.
- Authors are permitted and encouraged to post or self-archive their work online (e.g., in institutional repositories or on their website) prior to and during the submission process, as it can lead to productive exchanges, as well as earlier and greater citation of published work.
